CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ THỜI GIAN

Hôm nay mình viết bài chia sẻ về chiến lược quản lí thời gian của mình. Vì nhiều sinh viên tốt nghiệp chuẩn bị đi làm, các bạn có chung một nỗi lo là không biết nên quản lí thời gian như thế nào để hiệu quả. Điều này cũng dễ hiểu, vì môi trường sống và học tập ở bậc đại học quá là khác so với môi trường sống và làm việc ở các công ty, nhất là công ty nước ngoài. Vì vậy, mình hi vọng bài viết này sẽ có ích cho các bạn sinh viên.

Bài viết này mình nghĩ thích hợp cho những bạn đang độc thân, chưa bị vướng bận con cái. Còn những bạn đã có gia đình, các bạn có thể tham khảo chút chút, để biết được những nguyên tắc trong quản lý thời gian nhé.

NGUYÊN TẮC CHUNG TRONG QUẢN LÝ THỜI GIAN

Trước khi vào nội dung chính thì chúng ta cùng lược qua một số nguyên tắc nhé.

1. Mỗi người sẽ có một khung thời gian làm việc hiệu quả khác nhau. Hãy quan sát và tìm ra thời gian Vàng trong ngày của bạn.

Ví dụ, những người thuộc nhóm Early Bird, họ có khả năng dậy sớm vào buổi sáng, và bắt đầu ngày làm việc sớm hơn những người khác.

Hoặc ví dụ những người thuộc nhóm Night Owl (cú đêm), tức là họ làm việc hiệu quả nhất vào lúc người khác đã đi ngủ.

Vì vậy, điều quan trọng nhất là bạn hãy xem mình thuộc type nào, thời gian Vàng (tức là thời gian bạn làm việc hiệu quả nhất) trong một ngày của bạn là lúc nào, từ đó mới có thể có chiến lược quản lý hiệu quả cho bạn.

Như mình, hiện tại mình đã điều chỉnh thời gian ngủ và thức giấc trong ngày. Mình thường ngủ lúc 23h và thức giấc lúc 6:30, thời gian vàng trong ngày của mình là quãng 9:00-12:00, 15:00 – 17:00 và 20:00 – 22:00. Thời gian tương đối thôi nhé, không phải tuyệt đối chính xác như thế này hàng ngày đâu. Mình cũng chỉ là người bình thường mà.

2. Để làm việc hiệu quả, chúng ta cần thiết kế thời gian cần thiết để bộ não được nghỉ ngơi.

Nhiều bạn lầm tưởng là muốn đạt hiệu quả cao trong công việc thì chúng ta cần làm việc thật chăm chỉ, lúc nào cũng phải ở trong trạng thái tập trung.

Thật ra điều này rất phản khoa học. Vì bộ não chúng ta cũng cần được nghỉ ngơi. Bạn cứ tưởng tượng cơ thể mình như thế nào nếu chúng ta chạy bộ liên tục trong vòng 12 tiếng từ ngày này qua ngày khác? Chắc chắn chúng ta sẽ kiệt sức.

Và bộ não cũng vậy. Hãy bố trí thời gian nghỉ ngơi cần thiết để bộ não được xả stress, giúp nó hồi phục trạng thái để làm việc.

MÌNH ĐÃ QUẢN LÝ THỜI GIAN NHƯ THẾ NÀO?

Như đã nói ở trên, thời gian Vàng trong ngày của mình là quãng 9:00-12:00, 15:00 – 17:00 và 20:00 – 22:00. Đây là thời gian mình có thể tập trung cao nhất. Vì vậy tất cả chiến lược quản lí thời gian của mình đều phục vụ cho một mục đích duy nhất: Làm thế nào để tối ưu hóa công việc trong khoảng thời gian đó.

Và đây là quy trình trong 1 ngày của mình.

• Mình thức dậy lúc 6:30 sáng. 

Việc đầu tiên sau khi lăn từ giường xuống là uống khoảng 300ml nước lọc để bổ sung nước cho cơ thể.

Đánh răng rửa mặt dưỡng da pha cà phê các thứ các kiểu.

Chuẩn bị đồ ăn sáng (đi mua hoặc tự làm).

Ăn sáng. Mình ăn sáng kết hợp với uống cà phê không đường nghe nhạc nhẹ nhàng. Âm nhạc đóng vai trò rất lớn trong quy trình làm việc mỗi ngày của mình. 

• Viết to-do list trong ngày.

Sau khi ăn sáng xong, mình liệt kê tất cả những công việc cần làm trong ngày. Đồng thời đánh dấu việc nào quan trọng, việc nào không quan trọng. Những việc quan trọng sẽ được xử lý vào buổi sáng vì đó là lúc bộ não “khỏe” và tỉnh táo nhất.

• Khởi động ngày làm việc bằng những việc không-cần-dùng-não

Lúc này khoảng 8h. Mình sẽ làm những việc không-cần-dùng-não trước. Mục đích là để tạo đà cho quãng thời gian Vàng của mình, kiểu như phần khởi động chân tay trước khi bắt đầu chạy ấy.

Những việc không-cần-dùng-não mà mình hay làm là:

• Soạn 1 post ngắn để đăng lên fan page cá nhân.
• Luyện đọc 1 đoạn văn tiếng Anh. Đọc to ra để luyện ngữ âm tiếng Anh.
• Hoặc đơn giản là ngồi ngắm trời ngắm mây và chẳng nghĩ gì cả.

Mình hạn chế dùng mạng xã hội vào thời điểm này. Vì nhiều tin tức trên đó có thể sẽ mang lại cảm xúc tiêu cực cho mình, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc trong cả 1 ngày của mình.

Các bạn theo dõi page của mình sẽ thấy mình hay post những nội dung tích cực vào buổi sáng. Mục đích là nếu bạn nào theo dõi page và đọc post sẽ có được tinh thần tích cực hơn cho buổi sáng của các bạn.

• Bắt đầu vào công việc 

Lúc này khoảng 9h sáng, quãng thời gian Vàng đầu tiên trong ngày. Mình sẽ ưu tiên những công việc khó, quan trọng, cần tập trung cao. 

• Cho não nghỉ ngơi lần 1

Là thời gian ăn trưa và sau khi ăn trưa. Bao giờ cũng vậy, sau khi ăn trưa xong là buồn ngủ. Buồn ngủ kinh khủng luôn. Mình chọn nhắm mắt nghỉ ngơi một lát chứ không ngủ trưa.

Khoảng 14h mình sẽ đi tập. Vì đằng nào ngồi ở bàn cũng không tập trung làm việc được. Tập gym sẽ giúp cơ thể sản sinh ra dopamine, giúp hưng phấn hơn và sẵn sàng cho buổi chiều.

• Tiếp tục làm việc: Ở quãng thời gian Vàng lần 2 của mình, từ 15:00 – 17:00.

• Cho não nghỉ ngơi lần 2: Ăn tối và thư giãn sau ăn tối.

• Thời gian làm việc cuối cùng trong ngày.

Vào khoảng 20:00-22:00 là thời gian cuối cùng trong ngày mình làm việc. Mình sẽ để dành những nhiệm vụ dễ dàng để làm vào lúc này.

Ví dụ: Viết blog qua webblog của mình, edit video. Đại loại là những công việc dễ, không cần độ tập trung cao.

• Sau 22:00, mình không làm gì nữa cả. Não hoàn toàn được nghỉ ngơi.

LƯU Ý CHO CÁC BẠN CẦN LÀM VIỆC TRONG VĂN PHÒNG

Hiện tại do mình tự quản lý thời gian cá nhân nên mình thực hiện quy trình quản lý thời gian phía trên rất dễ dàng. Tuy nhiên, với những bạn cần phải đi làm thì sẽ rất khó để các bạn làm giống như mình.

Vậy điều quan trọng nhất các bạn cần lưu ý là:

• Tập trung làm việc khó trong thời gian Vàng.
• Những việc không khó, hoặc những cuộc hẹn hò xã giao thì sắp xếp ở ngoài thời gian Vàng.

Ví dụ, mình không nhận lời xã giao vào lúc 15-17h, vì đây là lúc mình làm việc. Mình sắp xếp các cuộc hẹn vào tầm sau 17h.

Trong khuôn khổ bài viết này mình chia sẻ kinh nghiệm cá nhân như vậy. Mình sẽ tiếp tục với Kỹ thuật Quản lý Thời gian ở bài viết tiếp nha.